Bir BPM Platformu Kültürünüzü Nasıl Değiştiriyor?

İş süreçlerinizi otomatikleştirmek sadece bir BPM platformu uygulamaktan daha fazlasıdır. Süreçlerinizi otomatik bir sistem altında getirmek , organizasyondaki daha geniş kültürel değişimi yansıtmaktadır.

Bir BPM Platformu Kültürünüzü Nasıl Değiştiriyor?

Otomasyonla çalışan bir kuruluş temelde manuel olandan farklıdır. Birkaç ay otomasyona geçtikten sonra şirket kültürünüzde ne gibi değişiklikler bekleyebilirsiniz?

İş süreçleri daha şeffaftır

Manuel ortamda, işlerin nasıl yapıldığına dair çok fazla bilgi var. Bazı belirsizlikler kasıtlıdır ve bazıları sadece sorumluluk almayan kimsenin sonucudur. Manuel süreçler, her paydaşın süreçteki rolleri ve sorumlulukları hakkında çok az netlikle, gelişigüzel ve düzensizdir.

Bir seyahat gideri onay sürecini düşünün . Yeni bir çalışanın hak talebinde bulunması gerektiğinde, önce bir form sormak ve kime sunulması gerektiğini öğrenmek zorundadır. Aynı çalışan, talebinin durumunu kontrol etmek isterse, formunun açık olduğu masayı veya daha da kötüsü olan e-posta gelen kutusunu bulabilirse şanslı olacaktır.

Şimdi bunu otomatik bir sistemde düşünün. Çalışan, bir hak talebinin nasıl başlatılacağını bilir ve herhangi bir zamanda hak talebinin ilerleyişini kontrol edebilir. Yöneticisinin onaylanmasını beklediğini veya finans müdürünün ödemeyi serbest bırakmayı beklediğini görebilir.

Bir süreç otomatikleştirildiğinde, açıkça belirtilmelidir ki, herkesin işlerin nasıl yapıldığına dair şeffaflığı görmesi iyi bir şeydir.

Bireysel hesap verebilirlik önemlidir

İşlemler manuel olarak ele alındığında, insanlar istekleri saptırma, parayı geçme veya görevleri tamamlamadıkları için spam filtrelerini suçlama eğilimindedir. Manuel bir ortamda, bir bireyin ‘sistemi’ suçlaması ve sorunlara daha çok çözümlere odaklanması kolaydır.

Otomasyon altında süreçleri getirmek bireysel sorumluluk kristal berraklığında yapar. Bir kişi bir görevden sorumlu olduğunda, kapamanın olduğu yer açıktır. Bu kişinin daha fazla bilgiye ihtiyacı varsa, açıklama için geri gönderebilir veya önceki bir adıma reddedebilir.

Otomatik bir işlemde, manuel bir dürtme gönderebilir veya otomatik hatırlatıcılar planlayabilirsiniz. Herkes ne için sorumlu olduğunu bilirse, daha az hata vardır ve çalışanlar daha az kayıtsızdır.

Silolar büyük bir problem değil

Tüm kuruluşunuz aynı BPM çözümünü kullandığında, bir süreç birden fazla departmandan insanı kolayca kapsayabilir. Bir yazılım şirketinde, satış ekibi genellikle ürün geliştirme ve özellikli duyuruların dışında kaldıklarından şikayetçidir. Otomatik bir iş akışı ile Ürün Yönetimi ekibi, iyi iletişimi sistemileştirmek için yeni bir özellik hakkında yorum yapmak için bir bildirim veya istek içerebilir.

Farklı sistemler entegre edilmiştir

Tüm bölümlerin süreçleri otomatikleştirildiğinde, genellikle tek bir fonksiyonda sıkışan farklı sistemler, veri akışını daha kolay ve sorunsuz hale getirmek için entegre edilebilir.

Örneğin, CRM’niz ve muhasebe yazılımınız genellikle bu kadar etkileşim kurmuyor. Ancak bir satış siparişi otomatik uygulamanız olduğunda, ikisini bir satış yapıldığında fatura otomatik olarak muhasebe yazılımında işlenecek şekilde bağlayabilirsiniz.

Bu, süreç sahiplerinin daha iyi kararlar almasına yardımcı olur ve ekibinizi manuel hataların tehlikelerinden kurtarır. Birden çok sistem ortak bir platformla entegre edildiğinden, çapraz işlevli ekipler daha verimli çalışabilirler.

Aynı zamanda, sağlam bir iş akışı platformunda, veri güvenliği üzerinde kontrol sahibi olursunuz, sadece ihtiyacı olanlara erişimi sınırlandırırsınız.

Yeni Kültürünüzden En İyiyi Alma

Yeni bir BPM platformu uygularken , değişikliklerin ve zamanın getirdiği yankıların farkında olun. İş süreçlerini otomatik hale getirme kararı tamamen bilgilendirildiğinde, BPM’nin uygulanması organizasyonunuzdaki yapıcı kültürel değişikliklere yol açmakta ve yatırımınızın meyvelerini toplamanıza yardımcı olmaktadır.

About the author

Mehmet Demirel

View all posts

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir