Etkili İş Akışı Modeli Oluşturmaya Yönelik İpuçları

Etkili İş Akışı Modeli Oluşturmaya Yönelik İpuçları: İş akışı modellemesi her zaman kolaylaşıyor, ancak modelleme sadece kolay olmakla ilgili değil. Kullanımı kolay, ama korkunç yanlış veya verimsiz bir model size hiç yardımcı olmayacaktır ve düşünülmüş modellemeyle önleyebileceğiniz süreçte gecikmelere, boşluklara ve döngülere neden olacaktır.

Etkili İş Akışı Modeli Oluşturmaya Yönelik İpuçları

İş akışı modelleme adımları

İşte hem işe yarayan hem de harika görünen etkili bir iş akışı modeli oluşturmak için kullanabileceğiniz birkaç ipucu.

İş Akışı Modelini Beyin Fırtınası

Bir iş akışı modeli oluşturmak için beyin fırtınası avantajı perspektifte. Sürecin dışarısı yararlı bir bakış açısı sunabilir veya gereksiz yere karmaşık olanı basitleştirebilir. Sürecin içinde yer alıyorsanız, onaylayan veya katkıda bulunan kişi olarak pozisyonunuz süreçteki görünümünüzü etkileyecektir. Birisi yıllardır bu sürece dahil olsaydı, nasıl başarıldığına dair pek çok tarihsel bakış açısı getirecekti.

Bir iş akışı modeli tasarlamak için birçok ses alarak, tüm iş akışı modelinin nasıl oluşturulacağıyla ilgili bir fikir edinirsiniz. İş arkadaşlarınız, aksi halde fark edemeyeceğiniz verimsizlikler hakkında bilgi verebilir. Geçerli iyileştirmeler önerebilirler.

Birden çok perspektif getirdiğinizde, sonunda oluşturacağınız iş akışı modelinin net bir resmine sahip olabilirsiniz.

Sıralı ve Eşzamanlı Görevler Arasındaki Ayrımı

Bir iş akışı modeli için bir fikirle geldiğinizde, ilk içgüdüsünüz her sıralı görevi düşünmek olabilir. Ancak, bir işin bitmesini beklemek yerine, aynı anda yapılabilecek iki veya daha fazla görevi düşünmeye çalışırsanız, bir iş akışı modeli çok daha verimli olabilir.

Örneğin, çalışanın katılımını üstlenin . BT ekibinin bir e-posta adresi atana veya tam tersi olana kadar tesisler ekibinin erişim kartlarını vermeyi beklemesi için bir neden yoktur. Her iki görev aynı bilgi kümesini kullanarak aynı anda gerçekleşebilir.

Kullanıcı Arabirimini Tutarlı Tutun

Bir iş akışı modeli oluştururken, her adım sahibinin göreceği verileri göz önünde bulundurmak istersiniz. BPM gibi bir iş akışı modelleme aracıyla , her kişinin görebileceği veri alanlarını özelleştirebilirsiniz. Etkili iş akışları genellikle çok fazla veriye sahiptir, ancak kullanıcıları çok fazla bilgi ile bombalamak istemezsiniz. Bu, iş akışı modelinin üretilmesinde harcanan zamana ve çabaya yol açan çok fazla karışıklık anlamına geliyor.

İş akışı modelinizi planlarken iyi bir kullanıcı arayüzü açıktır. Sadece doğru verileri bulmak ve iş akışını hareket ettirmek için açık ve keyifli hale getiren araçlarla çalışın.

 

Açıkça Rolleri Tanımlayın

Bir iş akışı modeli oluştururken genel bir hata, hangi aşamada hangi görevlerin yerine getirilmesi gerektiği konusunda net olmamaktır. Bazı görevler bir araya toplanır ve diğerleri atlanır. Bir iş akışı modeli yaratıcısı olarak, dahil olan herkesin ne yapmaları gerektiği konusunda çok net olduğundan emin olmak istersiniz. Her bir görev için sorumlulukları ve rolleri tanımlayın, her bir kişinin iş akışının her aşamasında rollerini anlamasını sağlayın.

Bu, tüm süreci yavaşlatacak ileri geri iletişimi önler. Hangi rollerin hangi sorumluluklara sahip olduğunu açıkça belirtmek iş akış modelinizin verimliliğini artırmanıza yardımcı olabilir.

İş Akışı Modelinizi Test Edin

İş akışı modelinizi doğru bir şekilde beyin fırtınasına ve her şeyin mükemmel olduğundan emin olsanız bile, kesin olarak bilmenin tek yolu testlerden geçirmektir. İş akışı modelini geliştirmeden sonra yapabileceğiniz kadar test yapın. Bu, iş akışı modelinin hangi alanlarının iyi performans gösterdiğini ve hangi alanların gecikme ve hıçkırık yarattığını bilmenizi sağlar.

Bu tür bir test, herhangi bir sorun alanını tanımlamanızı ve hataları düzeltmek için bir kod parçasının test edilmesini sağladığınızdan emin olmanızı sağlar. Yapabildiğiniz kadar test ettikten sonra, devam edip çalışıp çalışmadığını görmek için modeli uygulayabilirsiniz.

İş Akışı Modelleme Lansmanında Durmuyor

İş akışınızı hayata geçirdikten sonra, en uygun şekilde çalışıp çalışmadığını ve iyileştirme fırsatlarını belirlediğinden emin olmak için modeli periyodik olarak tekrar gözden geçirin. İş akışı modelinin gerçek dünyada nasıl performans gösterdiği hakkında veri toplayın ve verimliliği arttırmak için parçalarından herhangi birini değiştirip değiştiremeyeceğinizi öğrenin. Daha sonra, yeni bir tane oluşturmaktan ziyade süreç yükseltmeleri için iş akışı modelini ölçekleyebilirsiniz.

About the author

Mehmet Demirel

View all posts

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir