İş Akışı Yönetim Yazılımı Nedir?

İş Akışı Yönetim Yazılımı Nedir? İş Akışı Yönetimi Yazılımı ayrıca bir iş akışı yönetim sistemi (WfMS) olarak da adlandırılır. İşletmelerin düzenli olarak meydana gelen süreçlerini kontrol etmelerine ve otomatikleştirmelerine yardımcı olan bir yazılım türüdür. İş süreci yönetiminin (BPM) daha geniş bir sınıflandırmasına dayanır, ancak iş akışı yönetim yazılımı daha insan merkezli olma eğilimindedir ve kullanıcı programlama veya kodlamaya daha az bağımlıdır. WfMS’nin yardımıyla, işletmeler kendi gereksinimlerine bağlı olarak iş süreçlerini tamamen veya parçalar halinde otomatikleştirebilirler.

İş Akışı Yönetim Yazılımı Nedir?

Bir iş akışı sürecinin çekirdeği, iş akışının aşamalı bir koordinasyon içinde, bir görevden diğerine (insan ya da sistem görevleri) seri olarak hareket etmesi gerektiği gerçeğinde yatar. Bir WfMS aynı anda çeşitli iş akışlarını çalıştırabilir ve kullanıcıların kendi süreçlerini tasarlamalarına izin verebilir.

Buna ek olarak, birçok iş akışı yönetimi yazılım aracı, e-posta, otomasyon uygulamaları, veritabanları ve GIS gibi süreçleri optimize etmek için bir istemci kuruluş tarafından kullanılan diğer bulut tabanlı uygulamalarla entegrasyon sunar.

WfMS’i Kim Kullanıyor?

Web tabanlı uygulamaları düzenli olarak kullanan herhangi bir şirket, iş akışı yönetimi yazılımında çok fazla değer bulabilir. Örnek olarak, bir yayıncılık firması yeni bir yayın siparişi başlatmak için WfMS kullanabilir, sonraki aşamalara (düzeltme okuma, tasarım ve baskı) geçebilir, editörün onayını isteyebilir ve yayınlanmak üzere yayınlayabilir.

İş akışı yazılımını en çok kullanan kişiler, departman başkanları, üst düzey yöneticiler ve tekrarlayan süreçleri otomatikleştirmek isteyen süreç sahipleri gibi iş liderleridir. Kullandıkları yazılımın türüne bağlı olarak, otomasyonu kendileri veya bir danışman ile kurabilirler.

İş akışlarının türleri

İş akışları, önceki örnekte belirtildiği gibi sıralı olarak basit veya daha karmaşık olabilir. Bir kitabın üç dilde yayınlandığını ve çeviri sürecin gerekli bir parçası olduğunu varsayalım. Bir çevirmen diğerlerinden daha uzun sürerse, tüm süreç üç işlev boyunca bu noktada sıkışır. Web tabanlı iş akışı yazılımı bu tür komplikasyonları kolaylıkla ele alabilmelidir.

İş Akışı Yönetim Yazılımını Kullanmanın Yararları

Otomasyon verimliliği artırır. İş akışı yönetimi yazılımı, tekrar eden süreçlere otomasyonun ve maliyet ve zamandaki kesintilerin yapılmasını kolaylaştırdığı için faydalıdır.

Ek olarak, modern sistemlerin çoğu, şirketlerin internet akışına sahip iş akışlarına her yerden erişebilmelerini sağlayan bulut tabanlı hale geldi. İyice yerleştirilmiş bir WfMS ayrıca raporları yayınlama, SLA’ları izleme, diğer bulut tabanlı uygulamalarla entegrasyon, önemli olaylarda bildirimler oluşturma gibi diğer önemli özellikleri de içerir.

İş akışı yönetimi yazılımı, evrak işçiliğinin yerini alır ve süreç boyunca en az düzeyde işten çıkarma sağlar. Verimliliği artırıyor ve kurumların gelecekteki operasyonları hakkında bilinçli kararlar alabilmeleri için iş süreçlerini büyük resme koyuyor.

WfMS vs BPM ve Proje Yönetimi

İş akışı yönetimi yazılımı ve iş süreci yönetimi yazılımı sunucusu benzer ihtiyaçları. BPM yazılımı iş akışı yönetimi yazılımı görevlere ve insanlara odaklanırken daha teknik ve süreç ve verilere odaklanma eğilimindedir. BPM yazılımı, organizasyonel süreçlerin daha yapısal, teknik bir yönünü ele alma eğilimindedir.

Öte yandan proje yönetimi ayrı bir disiplindir. Kavramsal olarak, proje yönetimi ve WfMS, görevlerin tamamlanması için aynı modeli takip eder. Ancak, iş akışı yönetimi yazılımı tekrarlayan organizasyonel süreçlere uygulanır. Proje yönetimi, tek seferlik süreçlere ve tuhaf bir projeye ve ömrüne ilişkin verilere odaklıdır. Her projenin doğası genellikle benzersizdir ve önceden tanımlanmış organizasyonel hedeflere ulaşmak için planlanmıştır.

Bir İş Akışı Yazılımının Ortak Özellikleri

Her şirket kendi süreçlerinde ve gereksinimlerinde benzersizdir, bu yüzden herkesi tatmin eden tek boyutlu tüm iş akışı çözümü yoktur. Bununla birlikte, sektörler veya departmanları arasındaki organizasyonel süreçler çarpıcı bir şekilde ortak olabilir. İş akışı yazılım seçeneklerinin çoğu, tekrar eden süreçleri otomatikleştirerek, bekleyen görevleri takip ederek ve izleyerek ve anlaşılır raporlar yayınlayarak bu engelleri çözmeye çalışır.

İş teknolojilerindeki ilerlemeler ve BT’ye olan artan bağımlılıkları göz önüne alındığında, bugünlerde iş akışı sistemlerinin çoğu buluttaki tekliflerini artırdı. Benzer şekilde, güvenilen WfMS, kullanıcıların süreçlerini tasarlamalarına, form oluşturmalarına, SLA durum göstergeleri vermelerine, KPI tabanlı raporlar yayınlamalarına, bildirimler oluşturmalarına, tanımlı erişim denetimleri vb.

About the author

Mehmet Demirel

View all posts

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir