Verimsiz İş Süreçleri Hakkında Endişe Edilmesi Gereken 5 Önemli Neden

Verimsiz İş Süreçleri Hakkında Endişe Edilmesi Gereken 5 Önemli Neden! Kötü iş süreçleri herkesin sorunu, değil mi? Bir şirket her köşede verimsizliklerle karşı karşıya kaldığında, herkesin ait olduğunu düşündüğünüz organizasyonun bir parçası olsun, herkes bunu hisseder. Önemli gecikmeler, boşa harcanan zaman ve artan gerginlikler tüm organizasyonu etkiler.

Ancak bir departman, iş süreçlerinin başarısız olduğundan daha fazla endişelenmelidir: IT.

BT yangını başlattığı veya verimsizlikten sorumlu olduğu için değil. Ancak son yirmi yılda BT, iş birliği, koordinasyon ve veri depolama dahil olmak üzere işletmelerin karşılaştığı en ciddi sorunlardan bazılarına cevaplar verdi.

Bu nedenle, kötü iş süreçlerinin etkileri arttıkça, iş liderlerinin, sorunlarının çözümü için IT departmanına adım atmaları sadece bir zaman meselesidir.

Verimsiz İş Süreçleri Hakkında Endişe Edilmesi Gereken 5 Önemli Neden

Verimsiz iş süreçlerinin ofisinizde gerçek bir sorun olduğunu ve BT’nin neden endişe duyması gerektiğini gösteren beş açık göstergedir.

1. Hiçbir Temizle Sahibi

Bazı iş süreçleri tamamen satış siparişleri gibi tek bir departman içerisinde gerçekleşir. Diğerleri, çalışanların katılımı gibi, birden fazla departmana yayılabilir. Bir gemiye binme başarısız olduğunda, kim suçlanacak? İK’nın koordine olmama ya da kooperasyon yapma ve üstesinden gelme sorumluluğuyla finanse etme sorumluluğu mu?

Bir iş süreci içinde bile, her görevin ayrı bir sahibi olması gerekir. Ve iç süreçler için bile, verilerin insandan insana veya departmandan departmana geçmesiyle birlikte, handoffların nerede ortaya çıktığı genellikle net değildir.

Net bir sahibi olmadığında, BT departmanı genellikle işe gidip geleni koordine eden bir sistem geliştirmek ve geliştirmek için varsayılan nötr arbiter olur.

2. Sık Karşılaşılan Geçici Çözümler

Verimlilikten başka bir kesin işaret, sürecin tamamen önlendiği zamandır. Yeni içeriği onaylayan pazarlama departmanının örneğini alın. Muhtemelen, birden fazla yaşlı insanın içeriği incelenmeden önce gözden geçirmesi gereken karmaşık bir sistem geliştirmiş olabilirler. Ancak son tarihler hızlı yaklaşırken, köşeler kolayca kesilebiliyor ve Pazarlama VP’si ya da yasal ekip bunu gözden geçirme şansı bulmadan çalışmalara devam ediyor.

Süreç geçici çözümleri norm olduğunda, bölüm başkanları uyumluluğu zorlayan bir şey isterler ve basit kağıt kontrol listelerinin bunu kesmeyeceğini bilirler. İlk düşüncesi, dijital bir çözüm aramak için BT’ye gitmek olacaktır.

3. İzleme Yok

Bir sürecin verimsiz olduğuna dair en açık işaretlerden biri, eğer sürecin içinde olan öğeleri takip etme yeteneği varsa. Tüm veriler e-tablolar ve e-postalarda ayrı ayrı dolaşıyor mu? Kişilerin isteklerinin durumunu görmek için erişimi var mı?

Örneğin, yönetici departmanının bir satıcıdan ödenen bir fatura alması gerektiğinde, tüm ayrıntıları tedarik ekibine gönderebilir. Ancak üç hafta sonra, hala ödemeyi bekleyen mutsuz bir satıcıdan gergin bir e-posta aldıklarında durumu nasıl kontrol edebilirler? Satın alma ekibi, sürdürülmesi gereken bir kabus olan muazzam ve anlaşılmaz bir elektronik tabloya işaret edebilir.

Elektronik tablolar ve e-postaların ötesinde bir çözüm zamanı geldiğinde BT ilk çağrı olacak.

4. Kağıt Tabanlı

Kağıt kendi başına verimsiz değildir. Ancak, hayatımızın daha fazla ve daha fazlası dijitalleştikçe, iş süreçleri için kağıt tabanlı formlar kullanmak hiç mantıklı değil. Satış ekibinin, seyahat geri ödeme talebinde bulunmak için bir kağıt formu doldurması gerekiyorsa, bunlar hızlıca kollarında olacaklardır.

Bu durumda BT, süreçler için dijital formlar oluşturmak için evrensel bir çözüm bulabilir veya her departman kendileri için çalışan bir şey bulana kadar kendi gölge BT projelerini deneyeceklerdir.

5. Fazla Kaos

Verimsiz iş süreçlerinin kritik noktaya ulaştığı en büyük ipucu, bu süreçteki kaosun seviyesidir. Tatil istekleri temel okuma almak için harika bir yerdir. Çalışanlar ve yöneticiler, sahip oldukları günlerin sayısını hesaplamak ve bilmek ve bunları kullanmak için onay almak konusunda ne sıklıkla gergin, öfkeli, üzgün veya endişelidir? Sistem gizlilik içinde örtülürse, kaos boldur.

Bu, departmanların bir çözüm arayışında olan BT’ye geleceği bir başka durumdur, ancak bu süre dışında zift ve savaş yaraları olacaktır.

Verimlilik Çözümü İle Hazır Olabilir

BT departmanınız zorlu iş süreçlerini iyileştirme talepleriyle doluysa, bu sadece bir zaman meselesidir. Ve zaman departmanı başkanları gelince, en iyi çözümü aramaya başlamak için neredeyse çok geç.

BT liderleri, iş dünyasının liderlerinin çarpık süreçlerini düzeltmelerine olanak tanıyan, kurum çapında bir çözümle hazır olmaları gerekiyor, ancak henüz bir BT ekibine fazladan iş eklemiyorlar.

Neyse ki, iş süreci yönetimi araçları son beş yılda, BT ekiplerinin ihtiyaç duyduğu çözümün tam olarak sağlanabileceği güvenilir ve güvenli seçenekler olduğu için büyük ölçüde gelişti.

About the author

Mehmet Demirel

View all posts

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir